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Gestion contractuelle

La présente Politique de gestion contractuelle est adoptée en vertu de l’article 573.3.1.2 de la Loi sur les cités et villes.

En vertu de cette disposition, la Ville de Neuville doit adopter une politique de gestion contractuelle s’appliquant aux contrats municipaux et prévoyant des mesures pour assurer une saine concurrence entre les personnes contractant ou voulant contracter avec la Ville. Les mesures en question doivent viser sept (7) thèmes de préoccupation clairement précisés dans cette disposition législative.

Ces thèmes doivent contenir minimalement deux mesures spécifiques. Il est à noter que la présente politique n’a pas pour objectif de remplacer, modifier ou bonifier toute disposition législative ou règle jurisprudentielle applicable en matière d’octroi ou de gestion de contrats municipaux.

 

Communication avec les membres d'un comité de sélection

Mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l’un de ses représentants n’a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l’influencer, avec un des membres du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission :

  1. Lors de tout appel d’offres exigeant la création d’un comité de sélection, les documents d’appel d’offres doivent contenir des dispositions aux effets suivants :
    • Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses représentants n’a communiqué ou tenté de communiquer, dans le but d’exercer une influence, avec un des membres du comité de sélection.
    • Si un soumissionnaire ou un de ses représentants communique ou tente de communiquer avec un des membres du comité de sélection dans le but de l’influencer, sa soumission sera automatiquement rejetée.
  2. Ces mesures ne doivent toutefois pas être interprétées ou appliquées de façon à empêcher :
    • Le comité d’inclure, dans le processus d’évaluation, une rencontre avec les soumissionnaires à des fins d’évaluation.
    • D’effectuer, auprès d’un soumissionnaire, une vérification que le comité juge nécessaire pour évaluer adéquatement sa soumission.

Respect des lois applicables

Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres :

  1. Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que sa soumission a été préparée et déposée sans qu’il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement ou pour influencer les prix soumis.
  2. Doit être insérée dans les documents d’appel d’offres une disposition prévoyant que si un soumissionnaire s’est livré à une collusion, a communiqué ou a convenu d’une entente ou d’un arrangement avec un autre soumissionnaire ou un concurrent pour influencer ou fixer les prix soumis, sa soumission sera automatiquement rejetée.

Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme

Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologies des lobbyistes adopté en vertu de cette loi :

  1. Tout membre du conseil ou tout employé s’assure que toute personne que cherche à l’influencer est inscrite au registre des lobbyistes prévu par la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme. Si la personne n’est pas inscrite au registre, il l’invite à le faire.
  2. Si une personne refuse de s’inscrire au registre des lobbyistes ou de respecter la loi ou le Code de déontologie des lobbyistes, le membre du conseil ou l’employé s’abstient de traiter avec cette personne et, s’il y a lieu, communique avec le Commissaire au lobbyisme.
  3. Tout appel d’offres et tout contrat doit prévoir :
    • Une déclaration dans laquelle le soumissionnaire ou, le cas échéant, le cocontractant atteste que ni lui ni aucun de ses représentants ne s’est livré à une communication d’influence aux fins de l’attribution du contrat ou, si une communication d’influence a eu lieu, que l’inscription au registre des lobbyistes a été faite et que la loi et le code ont été respectés.
    • Une clause permettant à la municipalité, en cas de non-respect de la loi ou du code, de rejeter la soumission, de ne pas conclure le contrat ou de le résilier si le non-respect est découvert après l’attribution du contrat.

Gestion d'intimidation ou de corruption

Mesures ayant pour but de prévenir les gestions d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption :

  1. La Ville doit, dans le cas des appels d’offres sur invitation écrite, favoriser dans la mesure du possible l’invitation d’entreprises différentes. L’identité des personnes ainsi invitées ne peut être rendu publique que lors de l’ouverture des soumissions.
  2. Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses collaborateurs ou employés ne s’est livré à des gestes d’intimidation, de traffic d’influence ou de corruption.
  3. Tout appel d’offres doit indiquer que si une personne s’est livrée à l’un ou l’autre des actes mentionnés au paragraphe qui précède, la soumission de celle-ci sera automatiquement rejetée.

Conflits d'intérêts

Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d’intérêts :

  1. Lorsque la Ville utilise un système de pondération et d’évaluation des offres, tout membre du comité de sélection doit déclarer par écrit, avant de débuter l’évaluation des soumissions, qu’il n’a aucun intérêt pécuniaire particulier, direct ou indirect, à l’égard du contrat qui sera octroyé.
  2. Les membres du conseil, les fonctionnaires municipaux, de même que toute autre personne œuvrant pour la Ville, impliqués dans la préparation de documents contractuels ou dans l’attribution de contrats seront informés qu’ils doivent dénoncer l’existence de tout intérêt pécuniaire dans une personne morale, société ou entreprise susceptible de conclure un contrat avec la Ville. Un membre du conseil fait cette dénonciation au conseil, la direction générale au maire; les autres fonctionnaires municipaux ainsi que les autres personnes œuvrant pour la Ville, à la direction générale.

Impartialité et objectivité de la gestion de contrat

Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus de demande de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte :

  1. Un appel d’offres identifie une personne à qui est confié le mandat de fournir toute information à ce sujet. Il est prévu dans tout document d’appel d’offres que tout soumissionnaire potentiel ou tout soumissionnaire doit s’adresser à ce seul responsable pour obtenir toute information.
  2. Il est interdit à tout membre du conseil ainsi qu’à tout fonctionnaire ou autre personne œuvrant pour la Ville de répondre à toute demande d’information relativement à tout appel d’offres autrement qu’en référant le demandeur à la personne responsable. Cette mesure ne s’applique pas à la personne responsable de fournir de l’information aux soumissionnaires et n’empêche pas le conseil de nommer cette personne sur le comité de sélection, s’il en est.

Modification de contrat

Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d’autoriser la modification d’un contrat :

  1. Toute modification apportée à un contrat accordé à la suite d’un appel d’offres, et qui a pour effet d’en augmenter le prix, doit être justifiée par écrit par la personne responsable de la gestion de ce contrat. Une telle modification ne doit être apportée que si elle est accessoire au contrat et n’en change pas la nature.
  2. Dans le cas de travaux de construction, la Ville doit tenir des réunions de chantier régulières afin d’assurer le suivi de l’exécution du contrat.

Renseignements

Pour tout renseignement complémentaire concernant cette politique, veuillez communiquer avec la direction générale.

Rapport des contrats de plus de 25 000 $.

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